2009年05月08日

【アドレス帳の保存】

◇インターネット – IE

アドレス帳は重要なリストでもあるので、もしものために定期的にバックアップをとっておきたい。
また、新しいコンピュータを購入した時などは、同じ内容をコピーすると便利である。

「アドレス帳」の保存
アドレス帳を保存してあるファイルのコピーをとる。

「アドレス帳」の保存場所 (Windows XP)
1) Cドライブ > Documents and Settings >「ユーザー名」> Application Data > Microsoft > Address book
⇒ 拡張子が「wab」となっているファイルが保存されている。

※メニューの[ファイル」−[エクスポート]で行うよりも、手軽で安全確実。
※他のコンピュータにコピーする時は、[ファイル」−[インポート]を選択する。

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2009年01月06日

【オートコンプリートのオン・オフ】

◇エクセル [Excel] – 一般 ───

オートコンプリートとは、セルにデータを入力する際に、同じ列のセルに入力されているデータと同じ数字や文字を入力し始めると入力候補が表示され、Enterキーを押すとその時の入力候補で確定入力されるというもの。

※同じデータがあれば、最初の1つ目から候補が表示されるが、複数ある場合はユニーク値になるまで表示されない。

何かのリストを作成する時に、同じ固有名詞などが何度も登場する場合にはとても便利な機能であるが、時々じゃまな機能になる時がある。

似た様な言葉が沢山出てくる場合は注意が必要となる。
「朝顔」「朝日」「朝」「朝日奈」…、などと入力していくと異なる候補が登場する。
ひたすら無視していけばよいが、長いリストをブラインドタッチで入力していくと、後でとんでもない事になっている事にきがつくことがある。

文字確定のEnterキーを押したつもりが、オートコンプリートの入力候補確定のEnterキーと判断されていたりすると、意図しないデータが入力されていたりする。

こんな場合は、オートコンプリート機能をオフにした方がよい。

オートコンプリート機能をオフにする方法
@[ツール]-[オプション]で、オプションのダイアログボックスを出す。
A「設定」で「オートコンプリートを使用する」のチェックをはずす。
B OKボタンをクリックする。


※オンにする時は、チェックを入れる。

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2009年01月03日

【0で始まる数値を入力する】

◇エクセル [Excel] – 一般 ───

エクセルは、セルに入力したものが数字だけの場合は数値を判断する。
さらに(初期設定では)セルの右側に寄せ、先頭に0がつけられている場合は不要な数値と判断されて省略表示する。

通常は何の不都合もないが、「いつも5桁表示にしたい」とか「顧客番号」などで、先頭に「0」がついているのが正しい番号だというケースもある。

そんな時に先頭に0を表示させる方法がいくつかある。


0で始まる数値を入力方法(1)
セルの書式設定を変更して表示させる。
@ 入力するセルを選択する。
A[書式]−[セル]−[セルの書式設定]ダイアログボックスを出す。
B[表示形式]タブの「分類」で[ユーザー定義]を選択する。
C「種類」ボックスに表示させたい書式を入力する。

  ☆例えば、5桁表示させる時は『00000』などと入力すればOK。
   → 例えば「00001」などと表示される。

0で始まる数値を入力方法(2)
数値の前に「’」を入力する。
数値ではなく文字として認識されるので、先頭が0でも表示されるようになる。

※ただし、文字になると計算などが出来なくなる。
※大量に入力する時は、手間がかかるという欠点がある。

0で始まる数値を入力方法(3)
入力するセルの表示形式を「文字列」にする。
@ 入力するセルを選択する。
A[書式]−[セル]−[セルの書式設定]ダイアログボックスを出す。
B[表示形式]タブの「分類」で[文字列]を選択する。

※ただし、文字になると計算などが出来なくなる。
※不用意にセルをコピーしたりすると、文字列のセルがシートに点在することになり、後で不都合が起こる可能性がある。

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2008年12月23日

【特殊文字を検索する】

◇エクセル [Excel] – 一般 ───

「*」や「?」などの文字を検索しようとすると、うまくいかない。
これらの文字は「ワイルドカード」と呼ばれていて、特別な役割を果たしてくれる。

検索時に、これらのカードを使用すると、検索範囲を絞り込むのに役立つ。

? → 任意の1文字の代わりになる。
* → 任意の文字(文字数は問わない)

――
しかし、ワイルドカードとしてではなく、「*」や「?」のそのものの文字を検索したい時もある。
そんな時に覚えておきたい検索方法。

ワイルドカードを検査する方法
検索する特殊文字の前に「~」(チルダ)を入力する。

ワイルドカードを普通の文字として検索してくれる。

※全角文字で検索したい時は、全角文字でのみ検索をかければよい。
 検索ダイアログボックスに[半角と全角を区別する]の選択欄がある。
 ここのチェックをはずすと、半角文字は検索されない。
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2008年11月18日

【印刷プレビュー (2007)】

◇エクセル [Excel 2007] – 一般 ───

エクセルは、画面表示と実際の印刷が異なる為、印刷前には必ず「印刷プレビュー」で確認をする必要がある。
Excel 2003 以前のバージョンを使い慣れた人は、「印刷プレビュー」ボタンをクリックして印刷画面を確認するクセがついていると思うが、Excel 2007 には「印刷プレビュー」ボタンがない。

こんなに利用しているボタンをどうして標準でつけてくれなかったのかと文句を言いたくなるが、文句を言っても仕方がないのでツールバーのユーザー設定でボタンを作成しようと、今度はツールバーの作成方法がわからなくて、オロオロしてしまう。

こんな経験は、私だけかもしれないが、四苦八苦した後に「印刷プレビュー」ボタンを作成することが出来た。

「印刷プレビュー」ボタンの作成方法 [Excel 2007]
@「オフィスボタン」をクリックする。(左上端にあるボタン)
A 印刷の右端のプルダウンをクリック。
B「印刷プレビュー」を右クリック。
C「クイックアクセスツールバーに追加」をクリック選択する。

⇒「印刷プレビュー」のボタンが、クイックアクセスツールバーに追加される。

※Excel 2007 では画面上の左端にある「クイックアクセスツールバー」にボタンを登録する形式になった。
※「クイックアクセスツールバー」は、後から編集出来る。

PC雑学ノート
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2008年08月21日

【開いただけで保存の有無を確認される】

◇エクセル [Excel] – 一般 ───

エクセルファイルを一瞬開いただけなのに、ファイルを閉じる時に、
「〜への変更を保存しますか?」というメッセージが現れることがある。

こんな時、一瞬とまどってしまうが、特に変更した記憶がなければ「いいえ」で閉じてもかまわない。

―――

そのような確認メッセージが現れる理由は、ユーザーではなく、エクセルがデータを更新していることが考えられる。

☆エクセルには、ファイルを開くたびに再計算をする関数が存在する。
[Now関数][TODAY関数][RAND関数][INDIRECT関数][OFFSET関数]

☆別ファイルを参照するファイルを、「更新する」ボタンをクリックして開くと、更新される。

☆図のリンク貼り付けしたファイルも、再計算される。

☆旧バージョンで作成したファイルを開くと、再計算されることもある。
 → 計算方式が新バージョンで改良されたりすることによる。

☆その他、変更したつもりはなくても、セル内をクリックしたりした場合も、変更とみなされることがある。

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2008年08月17日

【ファイルの表示】

◇エクセル [Excel] – 操作 ───

エクセルのシートを開くと、初期設定では数式バーにステータスバー、セルに引かれたグレーの枠線などが特徴的なファイルが登場する。
しかし枠線や数式バー、スクロールバーなどは、表示しない設定に出来る。

※たとえば、1つのセル内に大量の文章を入力していく場合などは、数式バーの内容が画面いっぱいに広がって、作業がしづらくなったりする。こんな時は、数式バーがない方が便利であったりする。

ファイルの表示設定を変更する方法
[ツール]−[オプション]−「表示」のタブを選択する。
ここで各種の設定をすることが可能であるが、この設定タブの中には「エクセル全体」「ファイルごと」「シートごと」に反映されるものが混在している。

【エクセル全体に反映されるもの】
 「表示」と「コメント」の選択箇所。

【ファイルごとに反映されるもの】
 「オブジェクト」と「ウィンドウオプション」の右側の3つの選択箇所。
  (水平スクロールバー・垂直スクロールバー・シート見出し)

【シートごとに反映されるもの】
「ウィンドウオプション」の左側と中央の6つの選択箇所
 (改ページ・数式・枠線と枠線の色)
 (行列番号・アウトライン記号・ゼロ値)

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2008年08月16日

【ファイルの自動保存】

◇エクセル [Excel] – 操作 ───

パソコンの作業中に、エラーやフリーズ、停電が起きたりすることがまれにある。
こんな時は、それまでに作業していた内容が全部失われてしまう。
最後に保存していた所まではセーフであるが、何時間も一心不乱に作業を続けていると保存するのを忘れてしまうことがある。

そういうくやしい経験をした人の為に「自動保存」という機能がある。
任意の間隔に設定した時間ごとに、自動的に保存してくれる便利な機能である。

自動保存の設定の仕方
@[ツール]−[オプション]−「自動保存」のタブを選択する。
【設定】 → エクセルのすべてのファイルに対して設定する。

 1)「次の間隔で回復用データの自動保存を行う」をクリック選択する。
 2) 保存する間隔を分で入力する。
 3) 自動保存する場所を指定する。
   → 特に指定しなければ、エクセルファイルの場所に保存される。

【ブックオプション】 → ファイル(ブック)ごとに設定される。
 ◎「自動保存を行わない」をクリック選択すると、そのファイルだけ例外的に自動保存しない設定になる。
 ※大容量のファイルを扱っている時に自動保存が始まると、動作が止まり作業を中断させられたりする。このような場合は、作業が一段落した後に手動で保存した方が効率的にストレスもたまらない。

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2008年08月15日

【手動で計算】

◇エクセル [Excel] – 操作 ───

通常エクセルは、計算式を入力すると自動的にすぐ計算結果が表示される。
しかし、大きな要領で大量の数式が入力されているファイルは、入力のたびに再計算を強いられ、エクセルが膨大な計算に集中するあまり結果動作が不安定になることがある。
性能の劣るコンピューターなどは、動作が止まってしまうこともあり得る。

そんな時に重宝されるのが、計算を手動にすること。
→ 入力だけは手早く行い、入力後にまとめて計算させて、その間に休むなり他の仕事をするなり、時間を有効活用出来る。

エクセルの計算を「手動」にする方法
@[ツール]−[オプション]−「計算方法」のタブを選択する。
A「計算方法」の欄で「手動」をクリック選択する。


計算方法に関する注意点
⇒計算方法を「手動」に変更すると、同時に開いているエクセルのファイルがすべて「手動」に変更されてしまう。
⇒「手動」に変更されたファイルを開いたまま、別のエクセルファイルを開くと、そのファイルも「手動」に設定されてしまう。


※計算式の入ったセルに数値を入力しても計算されない場合は、計算方法が「手動」になっていないかを確認する必要がある。

※変更した記憶がないのに、計算方法が「手動」になっていた場合は、気がつかない間に「手動」設定されていたファイルと何らかの接点があった可能性がある。

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2008年08月12日

【エラー報告を表示しない】

◇Windows OS – 一般 ───

⇒ エラーメッセージがうるさいと感じた時に考える。
⇒ パソコンの動作が遅くなったと感じた時に考える。


OSや使用ソフトに不具合が起きると「エラー報告」メッセージが現れる。
これは、エラーの内容をマイクロソフト社に送信・報告する機能。
→ 左側のボックス[エラー報告を送信する]をクリックすると送信される。
→ 右側のボックス[送信しない]をクリックすると送信されない。

※これは修正プログラムを開発する為の情報として利用されるが、Window XPは開発されてから年月が経過しており、修正の余地も少ないといわれている。
 また、そんな意図とは全く関係なく、報告などする意思がないのに、ひたすら[送信しない]をクリックしている人は、「エラー報告」を表示しない設定にしておくとよい。

「エラー報告」を表示しないようにする方法
@[スタート]ボタンをクリック → メニューが現れる。
A[マイコンピュータ]を右クリック −[プロパティ]を選択する。
B[システムのプロパティ]で[詳細設定]タブをクリック。
C 右下の[エラー報告]ボタンをクリック。
D[エラー報告]の画面で「エラー報告を無効にする」を選択クリック。
E「重大なエラーが発生した場合は通知する」のチェックをはずす。
F[OK]ボタンをクリックして戻っていく。


☆同様な画面がもう1ヵ所あるので、そちらも変更しておくとよい。
上記の[システムのプロパティ]の[詳細設定]タブで、
1)「起動と回復」の[設定]ボタンをクリックする。
2)「システムエラー」欄の上2ヵ所のチェックをはずす。
   →「システム ログにイベントを書き込む」
   →「管理者へ警告を送信する」
3)[OK]ボタンをクリックして戻っていく。


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2008年07月16日

【最新の郵便番号辞書をダウンロードする】

◇Windows OS – 一般 ───
MS-IME

使い心地のあまりよくないといわれているMS-IMEを、少しでもよくする為に、最新の郵便番号辞書を更新して使うと少しは便利になる。

最新の郵便番号辞書をダウンロードする方法
@ マイクロソフトの公式ホームページを開く。
 → マイクロソフトと検索する。
A「郵便番号辞書」でホームページ内の検索をかける。
B 最新の「郵便番号辞書」をダウンロードする。


※IME2003以降でないと利用できない。
※郵便番号から住所を入力する時に最新のものでないと確実に変換されない。

♪同じ方法で「最新の辞書」をダウンロードするとよい。

最新の辞書をダウンロードする方法



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2008年07月12日

【目的のシートを選んで開く】

◇エクセル [Excel] – 操作 ───

エクセルで1つのブック(ファイル)に沢山のシートを作成して作業をすることがよくある。
あまりに大量に作るとファイルも重くなるし、目的のシートを探すのも困難になる。
他の人にも判別しやすいように、長い名前などつけた時には、シートを移動するのも苦労することとなる。

そんなに大変ならば、ファイルを分ければいいのにと言われても作業上、一つのファイルあった方が何かと便利なケースもある。

そんな時に、
多くのシートの中から、目的のシートを探しやすくする方法がある。
@ シート名の左側にある三角の各種スクロールボタンを右クリックする。
A シート名の一覧表が現れるので、該当のシート名をクリックする。

※一覧表のメニューに表示される数は17まで。
 それ以上はメニューの下に「シートの選択」という項目が表示されるのでその中から選択する。





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2008年07月08日

【条件付き書式のセルを選択する】

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

条件付き書式が設定されているセルは、条件に合致すると優先して書式を変更してしまう。
ユーザーが変更しようとしても出来ないので、このことを知らないとあわてることになる。

何かおかしいと感じたら…、又は「転ばぬ先の杖」で、条件付き書式の設定されているセルがあるか、そしてどんな条件が設定されているのかを確認するとよい。

条件付き書式が設定されているセルを選択する方法
@[編集]メニュー−[ジャンプ]
 → F5
 → Ctrl + G
A[セル選択]ボタンをクリック。
B[条件付書式]を選択する。
C[OK]ボタン。

☆該当するセルがすべて選択される。
 → どんな条件が設定されているのかを確認するには、設定作業を行いダイアログを出す。

※2007は、[ホーム]タブー[検索と選択]−[条件付書式]を選ぶ。

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2008年07月07日

【本日のセルの色を変える】カレンダー

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

カレンダーやスケジュール表などで、本日の日付欄が一目でわかると便利である。
こんな時は、条件付き書式で本日のセルに色づけすることが出来る。

条件付き書式で本日のセルの色を変える
@ 日付を入力したセルを選択する。
  ※同じ列、または同じ行になるはず。
A[書式]−[条件付き書式]でダイアログを出す。
B「数式が」「=today()=$A2」と入力する。
 ※例として、A列の2行目から日付を入力してあると仮定する。
C[書式]ボタンをクリックして「パターン」を出す。
D 好みの色を選択する。
E「OK」ボタンをクリック、条件付き書式で「OK」ボタンをクリックする。


→ 本日の日付に該当するセルに、いつも好みの色がつく。
※PCの「日付と時刻」の設定が合っていることを想定している。
※2007では、[ホーム]タブの「新しい書式ルール」ダイアログボックスに数式を入力する。

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2008年07月06日

【数字を全角で表示する】

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

エクセルは数字を入力すると全て半角で表示されるようになっている。
もともと計算する為のソフトであったからで、通常なら問題はない。
しかし、エクセルで文書作成などでも使用するケースも多くなり、必然的に数字を全角で表示したいという状況にもなる。

☆エクセルで数字を全角で表示する方法はいくつかある。
セルの表示形式を「文字列」にする。
数字の前に『'』(アポストロフィー)を入力する。
 → そのセルだけ文字列扱いになる。
※[書式]−[セルの書式]−「文字列」と選択して設定する方法は、個人的にはあまり好きでない。(後でトラブルの元となることがある。)

セルの表示形式を「全角数字」にする。
@ 設定したいセルをすべて選択する。
A[書式]−[セルの書式]−[その他]
B「全角」を選択する。
C[OK]ボタンをクリック。


「全角にする関数」を使用する。
JIS関数を使用する。
構文は、JIS(数値)

※この方法だと半角カタカナも全角になる。
※通常、関数を使用する時はデータとは別のセルに関数式を入力する。



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2008年07月05日

【数字の0を非表示にする】

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

先に計算式を入力した表などは、あらかじめ集計欄に0が入力されてしまうが、入力未済の場合は0も表示せずにブランクのままの方が見栄えが良い。
また、細かい表などでは表示を簡略化する為に0を非表示にしたいケースなどがある。

☆そのような場合に「数字が0」の時だけ表示しない設定方法がいくつかある。
表示形式で「0」を表示しない設定にする
@ 設定したいセルをすべて選択する。
A[書式]−[セル]−[表示形式]タブを選択する。
B[分類]項目で、「ユーザー定義」をクリック。
C「種類」のボックスに『#,##0,;[赤]-#,000;””』と入力する。

  ※これは1例で、他にも0を非表示に出来る定義は様々ある。
   ただし、それぞれ微妙な違いがある。

条件付書式で「0」を表示しない設定にする
@ 設定したいセルをすべて選択する。
A[書式]−[条件付き書式]でダイアログを出す。
B「セルの値が」「次の値に等しい」「0」と条件を入力する。
C[書式]ボタンをクリックして「セルの書式設定」を出す。
D「フォント」タブで、色のプルダウン・ボックスで「白」を選択する。
  ※背景の色が白の場合を想定。
E セルの書式設定で「OK」ボタン、条件付き書式で「OK」ボタンをクリックする。

※完全な「0」でないと効果がないが、0.1などで四捨五入されて表示だけ「0」になっているケースには効力がない。
 しかし、条件付書式で計算式を入れれば有効となる。
 ヒント! 四捨五入か、切捨てか、切り上げか…、で0表示になる。


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2008年06月23日

【条件式書式】

◇エクセル [Excel] – 書式 ───

条件式書式とは、条件に合うセルに自動で書式を設定する機能のこと。

@[書式]−[条件付き書式]でダイアログを出す。
A そこで、条件と書式を設定する。

☆例として、『セルに入力された数値が100以上の場合にはセルの色を黄色にする』と設定する。
B「セルの値が」「次の値以上」「1000」と条件を入力する。
C[書式]ボタンをクリックして「セルの書式設定」を出す。
D「パターン」タブで、指定の色をクリック選択する。
E セルの書式設定だ「OK」ボタン、条件付き書式で「OK」ボタンをクリックする。

※条件は3つまで指定することが出来る。

LDKを行ったり来たり。多目的なサイドテーブルです。

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2008年06月15日

【書式や数式が勝手に変更される】

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

エクセルでデータを入力していくと、書式や数式が自動的に設定されていくことがある。
表にデータを追加入力したり、書式や数式を追加したりする場合には、入力の手間が省けて便利な機能である。

しかしエクセルの表にすべて同じ形式の入力をし続けることなどあり得ないことであり、通常は集計の欄があったり、コメント蘭があったり、イレギュラーなセルかあったりするものである。

そんな時にも、勝手に書式や数式を変えられてしまっては迷惑そのもの。
しらないうちに変わっていたら致命的なミスにもなりかねない。

「便利な機能」か「迷惑な機能」かは、作成する表などのタイプによるので何とも言えないが、この機能を『オン・オフ』する方法がある。

@ メニューバーの[ツール]−[オプション]−[編集]タブ
A「データ範囲の形式および数式を拡張する」という項目のチェックをはずす。

 (2000は「リストの形式および数式を拡張する」)

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2008年06月14日

【表示されてるセルだけコピー】

◇エクセル [Excel] - 入力 ───

表をグループ化したり、集計機能を使って金額を表示させたり、などと様々な場面で、セルを非表示にするケースがある。

そして、表示されているセルだけをコピーして他に利用したいというケースもよくある。
しかし、通常のコピー&ペーストを行うと、非表示にされているセルまでペーストされてしまう。

このような場合に、非表示のセルは選択せずに「表示されているセルだけをコピー」する方法がある。

@ コピーしたいセルを選択する。
  (非表示のセルも含めて選択している。)
A [Alt]キー + [;]キーを押す。
   → 表示されているセルだけ選択された状態になる。
B 普通にコピーする。 ([編集]−[コピー])
C 普通にペーストする。([編集]−[貼り付け])

 
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2008年05月29日

【表の縦横データを入れ替える】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
エクセルで、表のデータを「縦と横を逆に表示させたい」というシチュエーションがしばしば発生する。

エクセルではデータの縦を『列』(レツ)、横を『行』(ギョウ)という。

表データの縦横の入れ替え
@ 縦列を入れ替えたい表の範囲を選択する。
A 選択範囲をコピーする。
B 貼り付けたい場所のセルを選択する。
C[編集]−[形式を選択して貼り付け]を選ぶ。
D「行列を入れ替える」にチェックを入れる。
E「OK」ボタンをクリックする。


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