2008年10月26日

【重複データの入力を回避する】

◇エクセル [Excel] - 関数───
[関数の応用]
[入力規則の設定]

名簿などのデータを入力では、重複データはご法度となっている。
入力の際に重複データの入力が出来ないように設定できれば、余計な入力に費やす時間も、重複データのチェックに費やす時間もなくなり、効率的になる。

それには「データの入力規則」で、重複データをチェックする関数を設定する。

「データの入力規則」の設定
@ チェックするデータの列や行を選択する。
 (通常は列となる。)
A[データ]−[入力規則]→「データの入力規則」の画面が表示される。
B[設定]タブを選択する。(初期では、選択されている。)
C「条件の設定」・「入力値の種類」で「ユーザー設定」を選択する。
D「数式」のボックスに数式を入力する。
 例)=COUNTIF(B:B,B1)=1
 ※列に同じデータは1つだけという意味。
  重複データがあると、2と返されるカウントイフ関数。
E[エラーメッセージ]タブに切り替える。
F「スタイル」の欄で、3種類の中から選択する。
 1) 停止 → 入力不可
 2) 注意 → 注意を促すが入力可
 3) 情報 → エラーメッセージ欄に入力した文字が表示される。
G「エラーメッセージ欄」に、表示させたい文字を入力する。
 → 重複データを入力すると、表示される。
H[OK]ボタンをクリックする。

 ※チェックするデータは、なるべく複数存在があり得ないものにする。
  → 会員番号などがあったら一番良い。
  → 電話番号もよいが、複数電話がある場合は、微妙となる。
  → 住所は、アパートの号室などの記入の差異でチェック漏れを起こす場合がある。
  → 名前でチェックする場合は、同姓同名もあるので、他のチェックを併用する必要がある。

COUNTIF関数

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2008年10月25日

【条件に合った内容を選択する】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
IF関数 (イフ関数)

条件に合った内容を選択する。
=IF(論理式、真の場合、偽の場合)
⇒「論理式」に指定した条件が合った時は「真の場合」に指定した内容を選び、合わない時は「偽の場合」に指定した内容を選ぶ。

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2008年10月24日

【重複データのチェック】

◇エクセル [Excel] - 関数───
[関数の応用]

名簿などのデータを入力する際には、重複データがないかの確認作業が必ず発生する。
確認の仕方は様々あるが、以下のIF関数(イフ関数)とCOUNTIF関数(カウントイフ関数)を組み合わせた確認方法もその一つ。

一覧表データの、重複入力をチェックする。
@リストの予備列にチェック欄を確保する。
 (通常は、列になるが、行になっても考え方は同じ。)
Aチェック欄の列のセルにCOUNTIF関数を入力する。
 → 関数の「範囲」には、重複チェックしたいデータの列を指定する。
 例)=IF(COUNTIF($B$2:$B$100,B2)>=2,”重複”,””)
⇒重複データのある行(予備列)に「重複」と表示される。
※上記の計算式は、コピー可能になる様に、$をつけて指定セルを固定している。

 ※チェックするデータは、なるべく複数存在があり得ないものにする。
  → 会員番号などがあったら一番良い。
  → 電話番号もよいが、複数電話がある場合は、微妙となる。
  → 住所は、アパートの号室などの記入の差異でチェック漏れを起こす場合がある。
  → 名前でチェックする場合は、同姓同名もあるので、他のチェックを併用する必要がある。

――
COUNTIF関数 (カウントイフ関数)
範囲内の、指定した条件に合致したセルの個数を数える。
=COUNTIF(範囲、検索条件)

――
IF関数 (イフ関数)
条件に合った内容を選択する。
=IF(論理式、真の場合、偽の場合)

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2008年10月23日

【条件に合致したデータを数える】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
COUNTIF関数 (カウントイフ関数)

範囲内の、指定した条件に合致したセルの個数を数える。
=COUNTIF(範囲、検索条件)

※検索条件には、式や文字列の入ったセルをセル番地で指定してもよい。
※検索条件に文字列や式、日付データを指定する場合は、「“」で挟む。
 →「“」(ダブルクォーテーション)
 数値データ以外は、「“」で挟む

――
例)検索条件が、500以上
  =COUNTIF(B2:B100,”>500”)

例)検索条件が、花
  =COUNTIF(B2:B100,”花”)

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2008年10月22日

【入力データを数える】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
COUNTA関数 (カウントエー関数)

引数(値)に指定したセルや、指定した範囲内の、データの入ったセルの個数を数える。
=COUNTA(引数1、引数2、引数3…)
 または
=COUNTA(範囲)

※データとは、文字・数値・数式など。
※データの入ったセルとは、空欄以外のセルということになる。
※引数は、最大30個まで入力可能。

COUNT関数
――
☆COUNT関数とCOUNTA関数を組み合わせると、数値以外のデータ数を数える事が出来る。

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2008年10月21日

【数値データを数える】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
COUNT関数 (カウント関数)

引数(値)に指定したセルや、指定した範囲内の、「数値」の入ったセルの個数を数える。
=COUNT(引数1、引数2、引数3…)
 または
=COUNT(範囲)

※引数とは、関数などで使用する値のこと。
※引数は、最大30個まで入力可能。

COUNTA関数
――
☆COUNT関数とCOUNTA関数を組み合わせると、数値以外のデータ数を数える事が出来る。

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2008年09月10日

【セルの列番号を求める】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
COLUMN関数(コラム関数)

セルの列番号を求める。
=COLLUMN(範囲)

※引数は空欄でもよい。

――
コラム関数を使用すると、横に連番をつけていくことが出来る。
2列目から開始する時は、関数から1を引くと1から始まる番号で連番つけられる。
=COLLUMN()-1

メリット)  途中の列を削除・追加しても、番号を修正する必要がない。
デメリット) 列の内容と数字を固定させたい場合は、列を削除・追加すると数字が変更してしまう。

ROW関数(セルの行番号を求める)

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2008年09月09日

【先頭だけ大文字にする】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
PROPER関数(プロパー関数)

英文字の単語を、先頭だけ大文字にする関数
=PROPER(文字列)

引数に文字列を指定すると、その文字列の中にある英単語の「先頭文字を大文字に、2文字以降を小文字」に変換する。
※指定の英単語が、すべて大文字・すべて小文字・大文字と小文字が混在していてもOK。

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2008年07月31日

【複数行にわたる長方形の範囲を選択する】

◇ワード [Word] -操作 ───

ワードで範囲指定する時、マウスやショートカットなどで選択すると、行の一部や複数行にわたり選択することができる。

しかし、たまに「複数行にわたる先頭の数字だけ、先頭の単語だけ選択したい」場面に遭遇することがある。
「エクセルだったら、出来るのに…」と考えながらあきらめる人が多いが、実はワードでも(エクセルほどのバリエーションはないが)長方形の選択が可能である。

複数行にわたる長方形の範囲を選択
@ Altキーを押し続ける。
A マウスで選択したい所をドラック選択する。

♪長方形の範囲で選択できる。

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2008年07月13日

【現在の時刻を表示する】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───

NOW関数を使用する。
NOW関数とは、現在の日付と時刻のシリアル値を返す関数。

@ =NOW()
A セルの表示形式を「時刻」にする



→ セルの表示形式を「時刻」にする
(1) 書式を設定するセルを選択する。
(2)[書式]−[セル]−[セルの書式ダイアログボックス]
(3)[表示形式]タブ−の「分類」で[時刻]をクリック。
(4)[種類]の中から好みの時刻表示を選択クリックする

→ セルの表示形式を「時刻」にする(2007)
(1) 書式を設定するセルを選択する。
(2)[ホーム]タブ−[表示形式]一覧−[時刻]を選択。

PC雑学ノートまとめ

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2008年07月10日

【本日の日付を表示する】

◇エクセル [Excel] – 関数 ───
「日付・時間の計算」

本日の日付を自動表示する関数。
トゥデイ関数
=TODAY()
※引数は不要。

☆シートを開いた時に、開いた日の日付を表示させることが出来る。
 日付の書式を設定すれば好みの日付表示が可能。
 例)2008-07-10、2008/7/10、08.07.10 (Thu)、2008年7月10日(木)

☆他の計算式や機能と組み合わせて使用すると様々な利用が可能。
⇒「本日のセルの色を変える」(カレンダーやスケジュール表など)

watlle(ワトル)は、“毎日を心地よく素敵に暮らす”をテーマに、デザイン・機能・環境の3つの輪(wa)のバランスを大切にした、..


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2008年06月24日

【表を1行おきに着色する】

◇エクセル [Excel] – 書式 ───

大きな表で、特に横に長い表の場合は、1行おきに着色すると見やすくなる。
そのような時に、1行おきに着色する方法はいくつかある。

そのうちの1つの方法が、以下の方法である。
「条件式書式」「MOD関数」「ROW関数」を使う。

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2008年06月22日

【割った時の余りを求める】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───

指定した「序数」で「数値」を割った時の余りを求める。
MOD関数

=MOD(数値、序数)


※数値は、割りたい数値、または数値の入ったセル。
※序数は、割る数値、または割る数値の入ったセル
 
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2008年06月21日

【セルの行番号を求める】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
ROW関数(ロウ関数)

セルの行番号を求める。
=ROW(範囲)

※引数は空欄でもよい。


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2008年06月11日

【数値を合計する】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
SUM関数 (サム関数)

指定した(範囲内にあるセルの)数値を合計する。
=SUM(値)
※値は、数値でも範囲指定でもよい。

☆もっともよく使用される関数の一つで、慣れていれば直接キーボードからタイピングすることも可能であるが、シンプルな表ではツールバーにある「オートSUM」ボタンをクリックしてEnterキーをおすのが簡単・便利。

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2008年06月10日

【セル内の不要な空白をなくす】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───

他のアプリケーションから読み込んだデータなどには、不要な空白(スペース)が含まれていることがある。
同様なことは、ウェブから表やデータなどをエクセルにコピー&ペーストしてもおこることがある。

このような場合に、余分な空白を一気に取り除くこので出来る関数がある。

TRIM(トリム)関数である。
= TRIM (文字列)

TRIM(トリム)関数とは、
☆文字列に含まれる「余分な空白」を削除する関数。
 ⇒ 文字間の空白は1だけ残る。


※引数には「文字列」を指定するが、文字列に複数の空白が連続して含まれている場合に、1つの空白を残して、他派すべて削除する。

カーステレオでそのまま聴けるドライビングMP3プレイヤー



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2008年06月09日

【セル内の改行をなくす】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───

セル内に文字列を強制改行して利用することがある。
入力する際にはそれでよいが、逆に、改行をやめたいことがある。

※表示方法が変更になったり、他のファイルや他ソフトに移行したりするケースが考えられる。

該当するセルが多数ある場合は、一つ一つ手作業で改行を解除していくと手間がかかる。
そんな時に、一気に改行を解除する関数がある。
 
続き
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2008年05月21日

【ひらがなをカタカナに変換する】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
フリガナを自動表記する「フォネティック関数」を利用する方法。
「フォネティック関数」で取り出す表記を「カタカナ」にするだけ。

漢字のフリガナを表記する。
〔=PHONETIC(範囲)〕。
⇒ フォネティック関数。

☆フリガナの表示方法で「カタカナ」を選択する。
@設定するセルを選択する。
A[書式]−[設定]−「ふりがな」タブ
B「全角カタカナ」または「半角カタカナ」を選択する。
⇒ 「ひらがな」「全角カタカナ」「半角カタカナ」の3つが選択できる。

※範囲に指定したセルに入力された漢字の「ふりがな」に情報を取り出すもの。
 入力時のタイピングの「ふりがな」になる。
※入力時に、本当の読み方と異なる言葉を使用して入力した場合は、入力した単語の「ふりがな」になってしまう。
※他のソフトから取り込んだリストなどからでは、「ふりがな」情報が取り出せない。
 
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2008年05月20日

【漢字のフリガナを自動表示する】

◇エクセル [Excel] - 関数 ───
住所録などに入力した名前のフリガナを自動表記する方法。

漢字のフリガナを表記する。
〔=PHONETIC(範囲)〕。
⇒ フォネティック関数。

☆フリガナの表示方法
@設定するセルを選択する。
A[書式]−[設定]−「ふりがな」タブ
⇒ 「ひらがな」「全角カタカナ」「半角カタカナ」の3つが選択できる。

※範囲に指定したセルに入力された漢字の「ふりがな」に情報を取り出すもの。
 入力時のタイピングの「ふりがな」になる。
※入力時に、本当の読み方と異なる言葉を使用して入力した場合は、入力した単語の「ふりがな」になってしまう。
※他のソフトから取り込んだリストなどからでは、「ふりがな」情報が取り出せない。
 
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2008年04月26日

【エラーメッセージの意味】

◇エクセル [Excel] – 関数 ───

関数の計算が正しく行えない時にエクセルが表示するメッセージを「エラーメッセージ」という。
※引数の指定や参照先の値が不適切な場合などに表示される。

エラーの原因にはいくつか理由あり、それぞれメッセージを変えて表示している。

「エラーメッセージ」の意味
#DIV/0!
「0」で割っている為に計算できない。
#N/A
 指定した値が有効ではない。
#NAME?
 関数名やセルの名前が間違っている。
#NUM!
 数値が適切な範囲を超えている。
#REF!
 参照先のセルが削除されている。
#VALUE!
 指定した値の種類が不適切である。

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