2008年10月26日

【重複データの入力を回避する】

◇エクセル [Excel] - 関数───
[関数の応用]
[入力規則の設定]

名簿などのデータを入力では、重複データはご法度となっている。
入力の際に重複データの入力が出来ないように設定できれば、余計な入力に費やす時間も、重複データのチェックに費やす時間もなくなり、効率的になる。

それには「データの入力規則」で、重複データをチェックする関数を設定する。

「データの入力規則」の設定
@ チェックするデータの列や行を選択する。
 (通常は列となる。)
A[データ]−[入力規則]→「データの入力規則」の画面が表示される。
B[設定]タブを選択する。(初期では、選択されている。)
C「条件の設定」・「入力値の種類」で「ユーザー設定」を選択する。
D「数式」のボックスに数式を入力する。
 例)=COUNTIF(B:B,B1)=1
 ※列に同じデータは1つだけという意味。
  重複データがあると、2と返されるカウントイフ関数。
E[エラーメッセージ]タブに切り替える。
F「スタイル」の欄で、3種類の中から選択する。
 1) 停止 → 入力不可
 2) 注意 → 注意を促すが入力可
 3) 情報 → エラーメッセージ欄に入力した文字が表示される。
G「エラーメッセージ欄」に、表示させたい文字を入力する。
 → 重複データを入力すると、表示される。
H[OK]ボタンをクリックする。

 ※チェックするデータは、なるべく複数存在があり得ないものにする。
  → 会員番号などがあったら一番良い。
  → 電話番号もよいが、複数電話がある場合は、微妙となる。
  → 住所は、アパートの号室などの記入の差異でチェック漏れを起こす場合がある。
  → 名前でチェックする場合は、同姓同名もあるので、他のチェックを併用する必要がある。

COUNTIF関数

PC雑学ノート

冷え・冷房対策に!USBであったかデスク!!


posted by memopy at 21:00| Comment(0) | TrackBack(0) | エクセル [Excel] - 関数 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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